Ekonomiskt stöd till medlemmar
Snabbguide skapa en fond (pdf)
Alla familjer har inte möjlighet att bekosta de utgifter som tillkommer vid barnens idrottande vilket riskerar att skapa klyftor där föreningsverksamheten blir en klassfråga. Hur ska barn från ekonomiskt utsatta familjer kunna delta i er verksamhet om ni inte erbjuder ekonomisk hjälp för utrustning och medlemsavgifter? För att göra er verksamhet tillgänglig och inkluderande är det viktigt att ha långsiktiga planer för hur ni kan hjälpa socioekonomiskt utsatta familjer. Att skapa en fond där era medlemmar kan ansöka om ekonomisk hjälp för de utgifter som barnens idrottande innebär är ett bra steg mot en inkluderande verksamhet som ger alla barn samma möjligheter att utöva sin idrott.
Finansiering
De flesta ideella föreningar har inte möjlighet att skapa utrymme i budgeten för att finansiera en fond. Därför krävs det ofta en sponsor som vill bidra med pengar för att göra det möjligt. Vår uppfattning är dock att det är relativt enkelt att få en sponsor till detta då social sponsring är väldigt intressant för företag och det kan vara av stort värde för dem att få sitt namn och sin logga i fonden. Ett annat alternativ är att ansöka om bidrag från andra fonder och stiftelser som kan hjälpa er med ett startkapital.
Här kan ni läsa om var ni kan ansöka om medel.
Excellfil för kapital
Vi kom fram till att det arbetssätt som resulterar i minst arbete är att fondens kapital sätts in på föreningens vanliga konto och att de ansvariga därefter håller koll på kapitalet genom att uppdatera ett kalkylark genom att fylla i varje beviljad ansökan. På detta sätt undviker ni att föreningens kassör behöver göra transaktioner mellan olika konton vid varje beviljad ansökan.
Här hittar ni en mall för bokföring av fondkapital.
Ansökningsformulär
Det är smidigt att skapa ett ansökningsformulär i exempelvis Google Docs då det är både enkelt och tillgängligt. Då sker hela ansökningsprocessen digitalt och vid en ny anmälan får de ansvariga ett mail. Tycker ni att det är smidigare att få in ansökan på papper kan ni givetvis välja det tillvägagångssättet istället.
Fundera kring vilka praktiska detaljer ni vill få svar på vid ansökan. Här kommer några förslag:
- Namn på barn och förälder
- Kontaktuppgifter
- Träningsgrupp
- Vilken kostnad ansökan gäller
- Beskrivning av deras ekonomiska situation
Här hittar ni en länk där ni kan se hur ansökningsformuläret till ”HW-fonden” ser ut.
Ni behöver även bestämma vilka avgifter er fond ska bevilja bidrag till (medlemsavgift, träningsavgift, turneringar, utrustning etc).
Eftersom känslig information kan framkomma genom ansökningar är det viktigt att ansökningarna når så få som möjligt. Därför bör ni ge ansvaret av fonden till en liten grupp, gärna en del av styrelsen. På så vis ser ni till att informationen endast når ett fåtal ansvariga samt föreningens kassör.
Informationsspridning
Använd er av mailutskick, hemsida och sociala medier för att sprida informationen bland era medlemmar. Om ni har någon information ni delar ut till nya medlemmar, såsom en välkomstfolder, kan det vara bra att inkludera information om fonden där. För att undvika att fonden används felaktigt gäller det att vara tydlig med att fonden riktas till de medlemmar vars ekonomiska situation innebär att de inte klarar av de utgifter som idrottandet medför.
Tillvägagångssätt vid ansökningar
Vi har utarbetat ett tillvägagångssätt där målet har varit att det ska vara lätt och praktiskt för er att erbjuda hjälp till era medlemmar.
- Medlemmar ansöker till fonden via ett Google-formulär
- En begränsad grupp behandlar ansökan
- Vid behov ställs följdfrågor till den sökande
- Beslut tas och svar skickas till den sökande
- Föreningens kassör kontaktas med instruktioner om att berörd medlem inte ska betala kostnaden ansökan avser
- Excellfilen med fondens budget uppdateras
Ni läser mer om Habo Wolleys ”HW-fonden” här.